Hur jobbar man med kunder som inte betalar fakturan? Då och då stöter vi alla på en kund som inte betalar sin faktura. Det finns naturligtvis många olika orsaker och förklaringar bakom, men i slutändan är det du som fakturautställare som får betala priset. Vi på Finansia kommunicerar med kunder varje dag kring just påminnelser och hur vi säkrar betalning på kundvänligaste sättet.
Jag går igenom ett par av Finansias allra bästa tips på hur man faktiskt når ut till kunden och får betalt.
För det första – Lägg inte skam på kunden
Syftet med kontakten är ändå att få betalt – inte att få din kund att skämmas. Det är viktigt att komma ihåg det verkliga syftet. I de allra flesta fall beror en obetald faktura på ren glömska. Och det är ju lätt att glömma.
För det andra – Välj rätt kontaktväg
Det finns flera vägar du kan kontakta din kund på. Försök att lista ut vilken sätt din kund föredrar att bli kontaktad på. Det är lätt att utgå från sig själv och det sätt man föredrar. Om du kontaktar kund på det sätt de helst föredrar är chansen mycket större att du får kontakt.
Fundera hur kunden själv har valt att kontakta dig. Om exempelvis kunden valt att kontakta dig via mail är det klokt att börja där.
För det tredje – Relevant info
I din kommunikation med kunden rekommenderar jag att du håller dig till syftet och ger kunden all den information som behövs för att kunna betala. Detta kan vara bra att tänka på:
1. Att du visar förståelse – det är som sagt lätt att glömma ibland. En mer ödmjuk inställning hjälper att få förståelse från kund samt bibehålla en god kundrelation.
2. Var saklig – informera vad som ska betalas med totalt belopp, var betalningen ska gå och vad som faktureras (ditt arbete).
3. Bifoga gärna fakturan men se till att underlätta för din kund med den information som behövs för att betala fakturan. Ju lägre tröskeln är desto enklare blir det.
4. Om möjligt, erbjud din kund andra sätt att betala. Kom ihåg att syftet är få betalt.
5. Informera om nästa steg. Exempelvis “Om betalning saknas kommer ett ärende skickas till inkasso efter 10 dagar”.
Hälsningar från Marcus på Finansia
Marcus Gustavsson, Kreditchef på Finansia
Som kund hos Finansia ingår dessa förmåner
1. Påminnelse:
Vi skickar påminnelse till din kund via vanlig post för att säkerhetsställa att den når fram. Vi ger alltid din kund en chans att betala och är aktsamma innan vi skickar påminnelsen. Alla påminnelser vi skickar gör vi manuellt för att kontrollera att kunden inte hunnit betala eller varit i kontakt med oss. Påminnelsen skickas inte ut förrän fem dagar efter förfallodatum för att öka chansen att din kund ska hinna betala, utan att det tillkommer extra kostnader.
2. Inkassovarning:
Innan vi skickar fakturan vidare till inkasso ger vi kunden en chans till att betala. Inkassovarningen kan vara ett samtal eller ett mail. Förutom att detta brukar resultera i en betalning kan vi också fånga om din kund inte fått sin faktura från början eller om de har några frågor eller funderingar.
3. Inkasso:
Vi skickar inte ärendet till något externt inkassobolag utan hanterar givetvis ärendet hela vägen själva. Precis som med påminnelser skickar vi manuellt ut allt inkasso för att kontrollera att kunden inte hunnit betala eller varit i kontakt med oss. På så vis skickas det inte ut någon onödig post och samtidigt undviker vi att skapa irritation hos din kund.
4. Information om nästa steg:
Här informerar vi kunden att nästa steg är att ärendet går vidare till Kronofogden. Detta är uppskattat av många då det brukar vara ett uppvaknande. Dessutom ger det din kund ytterligare en möjlighet att betala innan ytterligare åtgärder görs.
Skulle kunden mot all förmodan inte betala efter dessa steg går ärendet vidare till Kronofogden.
Det vi alltid har i åtanke när vi går igenom dessa steg är att vi vill bibehålla en riktigt bra kundrelation. Din kund är viktig för oss och vi vill alltid bibehålla kundnöjdhet samtidigt som vi säkrar betalning åt dig.
